Deze privacy verklaring is van toepassing op alle persoonsgegevens en alle handmatige of geautomatiseerde verwerkingen van persoonsgegevens welke Facility Portal Nederland B.V., ten behoeve van haar medewerkers, klanten, leveranciers en overige (samenwerkings-) partners zelfstandig uitvoert door verwerkers op basis van een verwerkingsovereenkomst laat uitvoeren.

In deze privacy verklaring staat beschreven welke categorieën persoonsgegevens er zijn, hoe Facility Portal Nederland B.V. omgaat met deze persoonsgegevens, voor welke doeleinden en door wie de persoonsgegevens verwerkt worden, wie verantwoordelijkheid draagt en op welke wijze de rechtmatigheid van deze verwerkingen en de bescherming van de persoonsgegevens is geborgd.

Verwerkingsverantwoordelijke

De verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens is Facility Portal Nederland B.V., gevestigd te Roelofarendsveen en te bereiken via telefoonnummer +31 (0)71 – 331 82 00 of via e-mail backoffice@facilityportal.nl, ingeschreven in het KvK register onder nummer 28092206, en wordt hiermee gezien als ‘ de verwerkingsverantwoordelijke’.

Voor Facility Portal Nederland B.V. geldt de verplichte aanstelling van een Functionaris Gegevensbescherming niet. Hierdoor heeft Facility Portal Nederland B.V. geen Functionaris Gegevensbescherming aangesteld.

Waarom Facility Portal Nederland B.V. gegevens nodig heeft

Facility Portal Nederland B.V. verwerkt uw persoonsgegevens om contact met u op te kunnen nemen als u daar om verzoekt, en/of om u schriftelijk (per e-mail en/of per post) te kunnen benaderen indien u telefonisch onverhoopt niet bereikbaar bent.

Daarnaast kan Facility Portal Nederland B.V. uw persoonsgegevens gebruiken in het kader van het uitvoeren van een met u gesloten overeenkomst van opdracht.

Hoe lang en op welke manier Facility Portal Nederland B.V. gegevens bewaart

Facility Portal Nederland B.V. heeft een extern IT beheerder die in uitvoering er voor zorgt dat alle gegevens die in de CLOUD door Facility Portal Nederland B.V. bewaard worden, daadwerkelijk ook volledig beschermd zijn. Deze externe IT beheerder maakt gebruik van de in de markt meest recente en in de markt meest gangbare protectie programma’s.

De externe IT beheerder maakt elke 14 (veertien) kalenderdagen, gerekend vanaf het moment dat de back-up door een nieuwe versie van de back-up is vervangen, een back-up van de gegevens.

Facility Portal Nederland B.V. bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren, waarvoor uw gegevens worden verzameld. Uw gegevens worden bewaard zolang wij een overeenkomst met u hebben en na beëindiging van de overeenkomst worden alle gegevens maximaal 1 jaar bewaard.

Alle apparatuur (zoals computers, laptops en/of werktelefoons), zijn met een of meerdere sterke wachtwoorden voorzien.

Beginselen gegevensverwerkingen

Facility Portal Nederland B.V. verplicht zich er als verwerkingsverantwoordelijke toe dat persoonsgegevens van haar medewerkers, klanten, leveranciers en overige (samenwerkings-)  partners:

  1. worden verwerkt op een wijze die rechtmatig, behoorlijk en transparant is;
  2. voor welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden worden verzameld en vervolgens niet verder op een met die doeleinden onverenigbare wijze worden verwerkt;
  3. toereikend zijn, ter zake dienend en beperkt tot wat noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor zij worden verwerkt;
  4. juist zijn en zo nodig worden geactualiseerd; alle redelijke maatregelen moeten worden genomen om de persoonsgegevens die, gelet op de doeleinden waarvoor zij worden verwerkt, onjuist zijn, onmiddellijk te wissen of te rectificeren;
  5. worden bewaard in een vorm die het mogelijk maakt de betrokkenen niet langer te identificeren dan voor de doeleinden waarvoor de persoonsgegevens worden verwerkt noodzakelijk is;
  6. door het nemen van passende technische of organisatorische maatregelen op een dusdanige manier worden verwerkt dat een passende beveiliging ervan gewaarborgd is, en dat zij onder meer beschermd zijn tegen ongeoorloofde of onrechtmatige verwerking en tegen onopzettelijk verlies, vernietiging of beschadiging.

Register verwerkingsactiviteiten

Facility Portal Nederland B.V. heeft een register van verwerkingsactiviteiten vastgelegd waaruit de procedures voortvloeien voor melding datalekken, verwerkingsovereenkomsten etc. Onder verwerking wordt elke handeling verstaan waarbij persoonsgegevens worden gebruikt:

  • Registeren van persoonsgegevens;
  • Ontvangen van persoonsgegevens;
  • Verzamelen van persoonsgegevens;
  • Printen van persoonsgegevens;
  • Doorgeven van persoonsgegevens intern;
  • Doorgeven van persoonsgegevens extern.

Persoonsgegevens die worden verwerkt

Facility Portal Nederland B.V. kan persoonsgegevens over u verwerken, doordat u gebruik maakt van de diensten van de Fm Portal® labels, en/of omdat u deze zelf bij het invullen van een contactformulier op de website aan de organisatie verstrekt. Facility Portal Nederland B.V. bewaart alleen persoonsgegevens die nadrukkelijk door de persoon zelf zijn gegeven en op dit moment wordt die persoon dan ook geïnformeerd dat Facility Portal Nederland B.V. deze gegevens gaat bewaren en voor welke doeleinde deze gegevens gebruikt gaan worden. Facility Portal Nederland B.V. kan de volgende persoonsgegevens verwerken:

  • Uw voor- en achternaam, tussenvoegsel;
  • uw (huidige) functie in het bedrijf waar u werkt;
  • uw adresgegevens;
  • uw telefoonnummer;
  • uw e-mailadres;
  • aanhef, titel (hier wordt nadrukkelijk om toestemming gevraagd);
  • geboortedatum, leeftijd, burgerlijke staat (geldt alleen voor de medewerkers van de verwerkingsverantwoordelijke en hier wordt nadrukkelijk om toestemming gevraagd aan de medewerker);
  • opleidingen, opleidingsniveau (geldt alleen voor de medewerkers van de verwerkingsverantwoordelijke en hier wordt nadrukkelijk om toestemming gevraagd aan de medewerker);
  • gezondheid, medicatie (geldt alleen voor de medewerkers van de verwerkingsverantwoordelijke en hier wordt nadrukkelijk om toestemming gevraagd aan de medewerker);
  • burgerservicenummer (geldt alleen voor de medewerkers van de verwerkingsverantwoordelijke en hier wordt nadrukkelijk om toestemming gevraagd aan de medewerker);
  • kopie paspoort (geldt alleen voor de medewerkers van de verwerkingsverantwoordelijke en hier wordt nadrukkelijk om toestemming gevraagd aan de medewerker);
  • IBAN rekeningnummer, BIC (alleen indien sprake van vergoeding); en
  • alle overige informatie die de verwerkingsverantwoordelijke nodig acht om u beter van dienst te kunnen zijn.

Facility Portal Nederland B.V. verwerkt geen persoonsgegevens waaruit ras of etnische afkomst, politieke opvattingen, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen of lidmaatschap van een vakbond blijken. Ook verwerkt Facility Portal Nederland B.V. geen gegevens met het oog op unieke identificatie van een persoon, over gezondheid of seksuele geaardheid. Dergelijke verwerkingen zijn verboden tenzij betrokkene Facility Portal Nederland B.V. hiertoe nadrukkelijk toestemming heeft gegeven.

Verwerkers

Elke organisatie en/of medewerker welke in opdracht van Facility Portal Nederland B.V. persoonsgegevens verwerkt, zijn verwerkers. In het Register verwerkingsactiviteiten wordt een nadere toelichting gegeven over wie toegang heeft tot de bestanden met persoonsgegevens en waarom.

Facility Portal Nederland B.V. verstrekt alleen persoonsgegevens aan derden die noodzakelijk zijn om een bepaalde dienstverlening te kunnen uitoefenen. In een aparte verwerkersovereenkomsten, die op projectbasis afgesloten worden, worden nadere afspraken over de verwerking gemaakt.

Ontvangers

Een organisatie waaraan Facility Portal Nederland B.V. de persoonsgegevens verstrekt. Facility Portal Nederland B.V. verstrekt alleen de noodzakelijke persoonsgegevens, eventueel in geanonimiseerde vorm aan de ontvangers.

Derden

Betreft onderaannemers van Facility Portal Nederland B.V. die zo nodig ingehuurd worden door Facility Portal Nederland B.V. om voor juiste uitvoering zorgen van de dienstverlening.

Delen met anderen

Facility Portal Nederland B.V. verstrekt uw persoonsgegevens alléén aan derden indien dit nodig is voor de uitvoering van een overeenkomst met u, of om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Uiteraard vóór het verstrekken van uw gegevens wordt allereerst om uw toestemming gevraagd.

Rechtmatigheid

Facility Portal Nederland B.V. draagt als verwerkingsverantwoordelijke zorg voor rechtmatige verwerking van de persoonsgegevens van haar medewerkers, klanten, leveranciers en overige (samenwerkings-) partners door te voldoen aan ten minste een van de onderstaande voorwaarden:

  1. medewerkers, klanten, leveranciers en overige (samenwerkings-) partners hebben toestemming gegeven voor de verwerking van zijn persoonsgegevens voor een of meer specifieke doeleinden, bijvoorbeeld als onderdeel van een online aanmelding voor een nieuwsbrief;
  2. de verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij de medewerkers, klanten, leveranciers en overige (samenwerkings-) partners, of om op verzoek van de medewerkers, klanten, leveranciers en overige (samenwerkings-) partners vóór de sluiting van een overeenkomst maatregelen te nemen, bijvoorbeeld als onderdeel van een (online) afhandeling van een aankoop;
  3. de verwerking is noodzakelijk om te voldoen aan een wettelijke verplichting die op de verwerkingsverantwoordelijke rust, bijvoorbeeld in het van het arbeidsrecht en/of fiscaal recht verwerken van burgerservicenummer en kopie identiteitsbewijs;
  4. de verwerking is noodzakelijk om de vitale belangen van de medewerkers, klanten, leveranciers en overige (samenwerkings-) partners of van een andere natuurlijke persoon te beschermen, bijvoorbeeld in het geval een medisch noodgeval betreffende een betrokkene;
  5. de verwerking is noodzakelijk voor de vervulling van een taak van algemeen belang of van een taak in het kader van de uitoefening van het openbaar gezag dat aan de verwerkingsverantwoordelijke is opgedragen, bijvoorbeeld het voor statistische doeleinden aan overheidsinstanties verstrekken van geanonimiseerde persoonsgegevens.

Maatregelen

Facility Portal Nederland B.V. treft als verwerkingsverantwoordelijke passende technische en organisatorische maatregelen om een op het risico afgestemd gegevensbeveiliging te waarborgen, die, waar passend, onder meer het volgende omvatten:

  1. de pseudonimisering en versleuteling van persoonsgegevens;
  2. het vermogen om op permanente basis de vertrouwelijkheid, integriteit, beschikbaarheid en veerkracht van de verwerkingssystemen en diensten te garanderen;
  3. het vermogen om bij een fysiek of technisch incident de beschikbaarheid van en de toegang tot de persoonsgegevens tijdig te herstellen;
  4. het niet meer persoonsgegevens vastleggen dan noodzakelijk voor het doel van de verwerking;
  5. het niet langer dan noodzakelijk bewaren van persoonsgegevens;
  6. een procedure voor het op gezette tijdstippen testen, beoordelen en evalueren van de doeltreffendheid van de technische en organisatorische maatregelen ter beveiliging van de werking.

Facility Portal Nederland B.V. voorziet mede in voorgaande door haar werkwijzen te uniformeren en haar technische infrastructuur te standaardiseren, verbindingen te versleutelen en applicaties en gegevens onder te brengen bij een professionele cloud service provider.

Rechten

U heeft het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. U kunt een verzoek tot inzage, correctie of verwijdering sturen naar backoffice@facilityportal.nl. Facility Portal Nederland B.V. zal zo snel mogelijk, maar binnen vier weken, op uw verzoek reageren.

Plichten

Facility Portal Nederland B.V. houdt zich aan onderstaande plichten in het kader van de tijdige en correcte uitoefening van de rechten van haar medewerkers, klanten, leveranciers en overige (samenwerkings-) partners:

  1. Verantwoordingsplicht: verwerkingsverantwoordelijke treft en onderhoud passende technische en organisatorische maatregelen om te waarborgen en te kunnen aantonen dat verwerking in overeenstemming met de wet wordt uitgevoerd;
  2. Kennisgevingsplicht: verwerkingsverantwoordelijke stelt iedere ontvanger aan wie persoonsgegevens zijn verstrekt, in kennis van elke rectificatie of verwijdering van persoonsgegevens of beperking van de verwerking;
  3. Registerplicht: verwerkingsverantwoordelijke onderhoud een register van gegevensverwerkingen welke voorziet in een actueel overzicht van verwerkingsdoeleinden, categorieën persoonsgegevens, betrokkenen, ontvangers, bewaartermijnen en beveiligingsmaatregelen;
  4. Geheimhoudingsplicht: verwerkingsverantwoordelijke hanteert geheimhouding met betrekking tot persoonsgegevens die zij in het kader van een onder geheimhoudingsplicht vallende activiteit heeft verkregen;
  5. Meldingsplicht: verwerkingsverantwoordelijke documenteert en meldt elk datalek welke zich in het kader van haar gegevensverwerkingen voor doet, conform artikel 34a van Wet Bescherming persoonsgegevens. Met deze documentatie moet de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) kunnen controleren of aan de meldingsplicht is voldaan.

In kaart brengen websitebezoek

Op de website van Facility Portal Nederland B.V. worden algemene bezoekgegevens bijgehouden, waaronder het IP-adres van uw computer en het tijdstip van opvraging en gegevens die uw browser meestuurt. Deze gegevens worden gebruikt voor analyses van bezoek- en klikgedrag op de website. Facility Portal Nederland B.V. gebruikt deze informatie om de werking van de website te verbeteren. Deze gegevens worden zo veel mogelijk geanonimiseerd en worden niet aan derden verstrekt.

Google Analytics

Facility Portal Nederland B.V. maakt gebruik van Google Analytics om bij te houden hoe gebruikers de website gebruiken en hoe effectief de Adwords- advertenties van Facility Portal Nederland B.V. bij Google resultaatpagina’s zijn.

De aldus verkregen informatie wordt, met inbegrip van het aders van uw computer (IP- adres), overgebracht naar en door Google opgeslagen op servers in de Verenigde Staten. Lees het privacy beleid van Google voor meer informatie. U treft ook het privacy beleid van Google Analytics hier aan.

Google gebruikt deze informatie om bij te houden hoe onze website gebruikt wordt, om rapporten over de Website aan Facility Portal Nederland B.V. te kunnen verstrekken en om haar adverteerders informatie over de effectiviteit van hun campagnes te kunnen bieden.

Google kan deze informatie aan derden verschaffen indien Google hiertoe wettelijk wordt verplicht, of voor zover deze derden de informatie namens Google verwerken. Facility Portal Nederland B.V. heeft hier geen invloed op.

Facility Portal Nederland B.V. heeft Google geen toestemming gegeven om via de verwerkingsverantwoordelijke verkregen Analytics- informatie te gebruiken voor andere Google- diensten.

Beveiligen

Facility Portal Nederland B.V. neemt de bescherming van uw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. De website van Facility Portal Nederland B.V. maakt gebruik van een betrouwbare SSL Certificaat om te borgen dat uw persoonsgegevens niet in verkeerde handen vallen.

Als u de nadruk heeft dat uw gegevens niet goed beveiligend zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, of indien u meer informatie wenst over de beveiliging van door Facility Portal Nederland B.V. verzamelde persoonsgegevens, neem dan contact met Facility Portal Nederland B.V. via e-mail backoffice@facilityportal.nl.

Nieuwsbrief/Cross- selling mail

Aan onze relaties bieden wij op regelmatige basis een cross-selling mail aan. Hiermee informeren wij onze relaties over onze acties. Je e-mailadres wordt enkel toegevoegd met expliciete toestemming van jou aan onze mailinglijst.

Contact

Voor contact met Facility Portal Nederland B.V. over deze privacyverklaring kunt u gebruik maken van de onderstaande contactgegevens:

  • Bezoek- postadres: Veenderveld 34, 2371 TV Roelofarendsveen
  • Telefoon: +31 (0)71 – 331 82 00
  • E-mail:backoffice@facilityportal.nl.
  • Sociaal netwerk:  

Wijziging privacyverklaring

Wij behouden ons het recht voor deze privacyverklaring te allen tijde te wijzigen.